О неправильной организации процессов или инструкция по спасению из бизнес-болота

Это первый гостевой пост на моем блоге (но точно знаю, что не последний). Мария Губина, консультант и бизнес-тренер, рассказывает, как ей помог коучинг – в момент, когда она сама застряла в том самом болоте, из которого, по-хорошему, должна вытаскивать своих клиентов.

Ее рассказ чем-то напоминает мою сказку про Фею, напоминая о том, что коучи, консультанты, тренеры и другие волшебные существа – они тоже люди. И у них тоже не все и не всегда складывается гладко. Весь вопрос в том, что и как они потом делают.

 

Есть вещи, которые мы по-настоящему любим. Но организованы они так, что испытывать удовольствие от них не получается. Парадокс?

Представьте, что вы оказались в саду. Вообще-то, вы любите сады. Но в этом дорожки покрыты мусором и ведут не туда, куда хочется пойти, надо продираться через кусты и перешагивать через упавшие деревья, пруд в середине зарос тиной и больше похож на лужу, а в завершение вы порвали брюки о гвоздь, торчащий из забора.

Оказавшись в таком саду, каждый сразу поймёт, что дорожки и пруд надо почистить, кусты подстричь и так далее. То есть организовать всё по-другому. Но когда дело касается жизненных ситуаций, процессов, проектов, мы часто не задумываемся об иной организации. Мы продолжаем тянуть как есть, постепенно наполняясь усталостью и негативом.

В этой статье я расскажу о реорганизации одного из процессов в моём бизнесе.

 

Как попасть в болото?

Я провожу тренинги по маркетингу и копирайтингу. Сама составляю программу, промоутирую, собираю группу, веду курс и проверяю домашние задания.

Я люблю свою работу – выбирала её сознательно, училась, практиковалась, снова училась. Наконец, провела первый тренинг, второй, третий. И перед пятым, кажется, запуском я вдруг обнаружила: больше всего мне сейчас хочется, чтобы… на тренинг никто не пришёл. У меня не было ни капли энтузиазма и радости от нового проекта. Я заранее ощущала усталость от сумасшедшего ритма и круглосуточной загрузки.

Сказать по правде, я запаниковала. Как это получилось? Я так стремилась быть тренером, и теперь меня пугает то, что привлекало раньше? А что делать-то? Столько сил вложено – не бросать же… Получается, работать «через не могу»?

Это как раз тот случай, когда говорят: сидеть в болоте по самую макушку.

 

Что делать, чтобы выбраться?

Сейчас я заканчиваю учиться на коуча. Когда я решила что-то менять, о коучинге я не имела понятия. При этом оглядываясь назад, могу сказать, что интуитивно использовала в том числе коучинговые инструменты. И именно они помогли мне больше всего.

Путь из болота для меня состоял из пяти блоков:

• Поиск мотивации.
• Планирование.
• Оптимизация.
• Делегирование.
• Восстановление и энергия.

 

Поиск мотивации

Для начала я задумалась: на правильном ли я пути? Да, сил и времени в проект вложено много. Но было бы глупо продолжать тащить дальше то, что потеряло для меня смысл. Потому что – ага, можно тщательно распланировать и эффективно делать ненужную фигню.

Мне понадобилось вспомнить, почему я выбрала эту профессию. Посмотреть, не изменились ли с тех пор мои цели и приоритеты. Я спросила себя, для чего я работаю и почему это важно для меня. Я подумала, чем другим я могла бы заниматься, чтобы это было так же важно для меня и так же помогало продвигаться к цели.
И так далее.

Ещё я попробовала увидеть перспективу на тот случай, если я брошу тренинги. Что тогда со мной будет? Какой будет моя работа? Нравится ли мне это?

Ответы на вопросы показали, что я на верном пути. Моё дело по-прежнему важно для меня. Заниматься другими вещами я хочу только параллельно с нынешним проектом. Перспективы мне нравятся и вдохновляют. Более того, ради этих перспектив я готова ещё некоторое время работать, стиснув зубы.

Такие выводы дали мне мотивацию, чтобы воспринимать ситуацию не как катастрофу, а как задачу. А задачу всегда можно решить.

Я начала с планирования.

 

Планирование

Я записала все задачи, связанные с тренингом, и разбила их на три списка поменьше:

• Что можно сделать только во время тренинга?
• Что только непосредственно перед тренингом?
• Что можно делать в любое время, даже сильно заранее?

Я всегда чётко планировала работу над каждым курсом. Мои задачи всегда были расписаны по дням. Поэтому я считала себя страшно эффективной. Но оказалось, что задач из третьего пункта гораздо больше, чем я предполагала.

Например, перед каждым тренингом я запускаю ранние списки – рассылки с предварительными материалами. Они призваны сгладить различия в уровне подготовки участников. Но разве писать письма и собирать материалы надо непременно перед тренингом, а не за три месяца или полгода до него?

Вот так, вооружившись последним списком, я отправилась дальше.

Моя система планирования включает в себя такую полезную штуку, как список дел на всякий случай.

Помните матрицу Эйзенхауэра? Существуют не очень срочные, но важные рабочие задачи. К примеру, через месяц нужно подготовиться к семинару для выступления на конференции. Сейчас эта задача не в числе приоритетных. Но я записываю её в список дел на всякий случай. Если в графике выпадает незапланированное «окно», я могу с пользой провести время и подготовиться к семинару или сделать другое дело из моего волшебного списка.

Теперь все задачи к тренингу, которые можно делать заранее, тоже попали в список дел на всякий случай. Можно было бы сразу поместить их в долгосрочный план и датировать. Но мой график и так плотный, поэтому мне не хотелось создавать себе дополнительные авральные ситуации. Как показала практика, волшебный список в этом случае сработал отлично.

Следующая находка, которая позволила мне сильно разгрузить время перед тренингами – принцип маленьких шагов. Я не делаю курсов, один в один повторяющих предыдущие. Да, у меня есть готовые программы, но всякий раз я их дорабатываю, добавляю новое, убираю лишнее. Раньше я делала это в течение 1-2 недель перед каждым тренингом – по одному вебинару в день. Часто получалось, что я не успевала, и последние занятия курса допиливала уже в процессе, по ночам, после проверки домашних заданий.

С маленькими шагами получилось так: как только я встречаю материал, который подходит для тренинга, или придумываю упражнение, или нахожу симпатичное сравнение, пример и так далее, я сразу же дорабатываю маленький кусочек программы. Таким образом, к последним двум тренингам мне почти не пришлось готовиться. Всё оказалось сделано заранее с помощью маленьких шагов.

 

Оптимизация

Это был мой третий шаг.

Я рассмотрела каждую задачу, которая забирала моё время на тренинге, и подумала: как я могу делать это более эффективно? Как я могу сократить затраты времени и сил?

Оптимизировать получилось как задачи крупные, так и совсем мелкие.

Например, мелкая задача: раньше перед каждым тренингом я заказывала вебинарную комнату, выбирала количество участников, оплачивала, подгоняла график так, чтобы не переплатить за лишнее время использования комнаты и так далее.

А потом я взяла и купила веб-зал на 300 человек сразу на год. С одной стороны, комната иногда простаивает. Казалось бы, я теряю деньги. С другой стороны, веб-зал на год продавался с большой скидкой, так что в деньгах в итоге я не потеряла. А хлопот стало меньше.

А вот пример оптимизации по-крупному. Раньше я работала со студентами по электронной почте, домашние задания высылались в документах Word и Excel. Тут были два момента, съедающих время.

Первый – я сохраняла документы к себе на компьютер, комментировала их, затем высылала обратно. По пять минут к каждому ДЗ – набегало 40-60 минут в день. Моей же задачей было избавиться от всего лишнего. Поэтому я записала для студентов пошаговую видеоинструкцию по работе в гугл-документах. Теперь все домашние задания находятся онлайн, мы с участниками тренинга избавлены от пересылки и бесконечного копирования файлов.

Второй момент ещё важнее: я постоянно видела новые письма в почте и проверяла их сразу, как только получала. Таким образом, рабочий процесс был дискретным. Все остальные мои задачи страдали: я отвлекалась, как только видела новое письмо. К тому же поиск нужного письма в почте тоже занимал время.
В конце прошлого года мы сделали форум, на котором теперь обмениваемся домашними заданиями и комментариями к ним. Я захожу на форум 2-3 раза в день и проверяю всё, что скопилось за время моего отсутствия. А благодаря системе разделов, найти всё очень просто.

Таким же образом я оптимизировала и другие задачи и зоны ответственности: формирование группы, инструктаж, хранение информации и так далее.

 

Делегирование

По-хорошему, с делегирования надо было начать. Но у каждого владельца маленького бизнеса оно вызывает жуткий внутренний протест и идёт только после волшебного пинка. Мне помог аврал. Как-то раз тренинговая группа была переполнена, и всё, что я успевала – это давать студентам обратную связь.

«Военное положение» оказалось тем волшебным пинком, которого мне так не хватало: я нашла ассистента и передала всю тренинговую текучку и техподдержку.

На этом этапе уже полегчало, но я решила не останавливаться.

Я снова достала список задач, связанных с тренингом. Добавила в него прочие бизнес-задачи: у меня есть ещё рассылка, консультации и отдельный проект – копирайтинг-агентство. Составление списка заняло много времени, зато мне стало ясно, какое количество дел я тяну сама.

Чтобы определиться с приоритетами в делегировании, я прошкалировала задачи по степени важности: какие важно сделать самой, а какие (чисто теоретически) можно было бы передать. Как вы понимаете, была удивлена количеством вторых. Оказывается, в моём проекте для делегирования непочатый край!

Одни задачи передать было просто: достаточно было обозначить очередную зону ответственности ассистенту. Над другими надо было потрудиться: найти отдельного человека, научить, написать инструкции, подготовить почву и так далее. Я начала с первых, а сейчас уже вовсю работаю над вторыми.

Теперь при появлении новой задачи я уже на автомате задаю себе вопрос: кому и как я могу это передать? И лишь потом думаю о том, чтобы сделать самой.

Да, помощникам надо платить. Но количество времени и энергии, которое высвобождается, несоизмеримо больше и важнее!

 

Восстановление и энергия

Здравствуй, Капитан Очевидность. Чтобы топор был острым, его надо точить, чтобы машина ехала, её надо ставить на техобслуживание. Чтобы человек функционировал эффективно, ему надо отдыхать и восстанавливать силы.

В коучинге есть инструменты, помогающие оценить уровень энергии и понять, куда уходят силы и откуда они берутся. Ведь энергию можно получать разными путями, многих из которых мы не замечаем или не понимаем их важности.

Оказывается, я игнорировала множество источников энергии! А поглотителей у меня было с избытком. И вообще для меня не было очевидной связи между тем, чтобы, скажем, слушать музыку и меньше уставать.

Я составила план по включению каждого источника энергии и удалению поглотителей. Не скажу, что уже всё сделала. Но в этом есть и плюс – у меня ещё много возможностей для роста.

Из интересных открытий: оказалось, что в даже плотном графике реально найти время на ежедневный спорт, на отдых, на свежий воздух и другие приятные и полезные вещи. А после того как это время найдено, рабочий день сам собой становится меньше – эффективность повышается.

 

А что в итоге?

Эту статью я пишу в последний день трёхнедельного тренинга. Ещё года полтора назад это были бы три недели работы без выходных. В это время я бы занималась только тренингом, все прочие задачи ждали бы своей очереди.

Сейчас любой день тренинга – обычный рабочий день. Я не падаю трупом после окончания курса. У меня был опыт запуска двух программ одна за другой с маленьким промежутком. У меня получается совмещать тренинг с другими проектами – консультациями, индивидуальной программой, мини-курсами, самообразованием.

Скажем, в последние три недели я каждый будний день консультировала и проводила коучинг-сессии. Каждую неделю у меня был один полный выходной плюс два раза по полдня свободы от забот. Ко мне приезжали гости. Я успевала заниматься йогой, гулять с дочкой по утрам, готовить, как полагается матери семейства.

Думаю, это стоило того, чтобы как следует поработать над собой и организацией процессов в своих проектах? А вы как считаете? А у вас был опыт успешной реорганизации процессов в бизнесе или, может быть, в жизни? Как вы это сделали?

 

Как говорится, хорош тот консультант, который может помочь себе сам. Хотите, чтобы Мария вам помогла? Запишитесь на консультацию или почитайте отзывы тех, кто на консультациях побывал:

Записаться