Тайм-менеджмент. Практикум. Часть 2: как все успеть?

Итак, в предыдущей статье мы исследовали нашу систему управления временем – как мы оцениваем задачи в нашей жизни, по каким приоритетам? Как сейчас выглядит ваш личный тайм-менеджмент?

Если вы выполнили упражнения, то у вас на руках должна оказаться заполненная матрица.

Теперь рассмотрим каждый квадрат матрицы отдельно.

тайм-менеджмент как все успеть

 

Важное срочное

Это те задачи, где ты здесь и сейчас. То, чем ты обычно занимаешься. Ты не всегда хочешь делать эти задачи, но в них есть энергия, которая помогает прийти к результату. Можно воспринимать эту энергию как стресс, но в хорошем смысле – как нечто, что нас мотивирует и собирает перед прыжком.

В крайних случаях этот квадрат ассоциируется с “пожар, горит, дедлайн, надо сделать вчера!!!”. Это происходит тогда, когда по каким-то причинам срок выполнения был упущен или уже конкретно поджимает. Фрилансеры и рекламщики называют это “пришел дед Лайн”.

Именно этими делами нужно заниматься в первую очередь. Но нужно также реально оценивать свои силы.

Посмотрите на те задачи, которые попали в этот квадрат. Все ли задачи реально сделать за указанный срок? Если нет, то как вы можете подкорректировать план, чтобы успеть самое важное?
Что вы можете делать по-другому, чтобы в этот квадрат попадало только реально выполнимое количество задач?

 

Срочное неважное

Второе название квадрата – “Чужие цели”.

Это задачи:

  • из серии “не хочется, но надо”;
  • рабочая текучка;
  • связанные с целями других людей (задача, не относящаяся прямо к тебе, но которую ты по каким-то причинам делаешь).

Часто при выполнении этих задач есть ощущение, что тебя как будто выдрали из собственного потока, прервали какой-то процесс. Так и есть: задачи этого квадрата не приближают нас к нашему желаемому будущему, а только мешают. К сожалению, жизнь продолжает с нами случаться, и такие задачи все равно будут нам попадаться.

Помните великое советское выражение “вас много, а я одна”? Это как раз из этой серии. Когда выполнение твоих профессиональных обязанностей лично тебе неважно… но блин срочно:)

Прокрастинация чаще всего возникает как раз при невыполнении этих задач. Мы не хотим это делать и всячески саботируем. Это объяснимо: оно же нам НЕВАЖНО! И никак к нам лично не относится.

Этот квадрат рекомендуется “чистить” (выкидывать то, что можно выкинуть) или, по крайней мере, сократить время, уделяемое этим задачам.

Например:

  • по максимуму делегировать то, что можно делегировать;
  • пересмотреть приоритет срочности и отложить то, что можно отложить (часто мы переоцениваем срочность);
  • выделять меньше времени на выполнение именно этих дел;
  • свой вариант (поделитесь в комментариях).

И не надо говорить, что это невозможно. Возможно все.

Однажды мне дали спорный, на первый взгляд, совет по тайм-менеджменту: выделяй время на рабочую текучку каждый день не больше часа. Час прошел, все, до свидания, все остальное переносится на завтра.

Честно скажу, у меня так и не получилось выделять час, чаще полтора или два, но это все равно намного лучше, чем когда я уделяла текучке полдня. А еще меня это научило, что, если задача действительно срочная, она так или иначе тебя найдет. Если же на нее можно забить болт – не такая уж она и срочная. По-любому, солнце на голову не упадет.

Подумайте: на какие задачи вы можете просто усилием воли сократить время?

 

Важное несрочное

Это мой самый любимый квадрат.

Это стратегия. Наша мудрость. То, чем на самом деле нужно заниматься, а мы не занимаемся. Наши долги – самим себе. Потому что чаще всего эти задачи мы не делаем. Они же вроде как несрочные:)

Задачи из этого квадрата делятся на 2 типа: имеющие определенный срок и не имеющие. Первые со временем перекочевывают в квадрат важного и срочного (когда уже нельзя откладывать), вторые продолжают висеть и не выполняться.

Для тех из вас, кто склонен к прокрастинации, хорошим советом будет сбегать именно в эти дела, второго типа, которые висят и не делаются. Обычно мы сбегаем к задачам из неважного и несрочного, а вы попробуйте делать вот эти. Конечно, с прокрастинацией нужно бороться или, по крайней мере, применять ее осознанно, но для начала это будет хорошим подспорьем.

Это задачи, так или иначе связанные с нашим предназначением. Для тех из вас, кто только начинает искать то самое дело, которое зажигает – присмотритесь к этим делам.

Это задачи, которые строят наше будущее – такое, каким мы его хотим видеть.

 

Несрочное неважное

Еще его называют “Лишние вещи”.

В этот квадрат попадают дела:

  • приносящие эмоции и удовольствие;
  • любые пожиратели времени;
  • связанные с рутиной, обычной повседневной жизнью;
  • относящиеся к кому-то другому, не тебе.

Я бы могла сказать, что в идеале этот квадрат должен быть пуст, но это не совсем так. Здесь следует оставить задачи, выполнение или невыполнение которых повлечет за собой какие-то последствия. Например, вымыть пол на кухне – это и неважно, и вроде как несрочно. Но когда-то все равно это делать придется, и чем позже, чем труднее. А вот не посмотреть серию любимого сериала перед сном никаких последствий не повлечет.

Этот квадрат тоже рекомендуется “чистить”, даже если по времени ты успеваешь сделать все. Потому что, пока задача в твоей голове (твоей матрице), ты продолжаешь про нее думать, а это съедает твою энергию. Энергию же лучше поберечь для квадрата важного и несрочного.

Но, как правило, из этого квадрата задачи выкидываются легко – они же неважны.

Однако бывает так, что задача, вроде бы, и несрочная, и совсем неважная, но ее прямо не хочется выкидывать. Тогда присмотрись к ней повнимательнее. Действительно ли она неважна? Например, читать ленту Фейсбука может показаться несрочным неважным, но если ты так перезагружаешься на работе, может быть, она важна?

Также господа трудоголики в этот квадрат запихивают дела, связанные с отдыхом, потому что отдых кажется им неважным. Они не умеют отдыхать и отдых кажется им непозволительной роскошью. С этим коучи справляются с помощью другого инструмента, но об этом в другой раз:)

 

Тенденции расставления приоритетов

Я не сомневаюсь, что лично у вас будет уникальный неповторимый случай:) Я приведу несколько примеров типичных картинок матрицы – просто как информацию к размышлению. тайм-менеджмент как все успеть 2

Вариант 1. Больше всего задач в срочном и неважном

Увы, но это самый распространенный случай. Чаще всего это говорит о том, что вы – та самая белка в колесе, берете на себя задачи, не задумываясь.

Между тем, в грамотном управлении временем задачи не берутся из воздуха. Они поступают к нам, когда мы добровольно и осознанно решили их выполнить.

Кроме того, поскольку этот квадрат принадлежит чужим задачам, то подумайте, как так случилось, что большая часть вашего времени уделяется задачам, важным кому-то другому? И что вы теперь можете начать делать по-другому?

 

Вариант 2. Слишком много одновременно важного и срочного

Это говорит о том, что вы либо слишком много на себя берете (больше, чем можете сделать), либо неправильно расставляете приоритеты (то, что важно, не является таким уж важным, или таким уж срочным), либо много ленитесь и не делаете дела, пока не припрет. Либо все вместе.

Что делать? Еще раз посмотреть на эти задачи, и еще раз, только уже по-другому, расставить приоритеты.

Не пытайтесь впихать невпихуемое. Помните, что времени в сутках не станет больше только от того, что вам блин прямо надо прямо все эти задачи прямо сейчас сделать.

Реально ли сделать все эти задачи в указанный срок? Если нет, то за что нужно взяться вначале, а что можно отложить?
Что еще можно сделать, чтобы задачи выполнились как можно быстрее?
Что вы теперь можете начать делать по-другому, чтобы в следующий раз получить другой результат?

 

Вариант 3. Очевидно, что задач слишком много, я не успею за такой срок

Здорово, что вы это осознали! Теперь вы можете начать что-то менять, чтобы в следующий раз ваша матрица выглядела по-другому.

Что делать конкретно сейчас?

Например:

  • пересмотреть приоритеты и взяться за то, что действительно важно;
  • делегировать то, что можно;
  • перенести то, что менее срочно, на следующий отрезок времени;
  • пересмотреть то, как к вам поступают задачи, и в будущем не брать на себя слишком много, исходить из своих реальных потребностей;
  • свой вариант (напишите в комментариях).

 

Вариант 4. Задачи распределены более-менее равномерно

Для кого-то это – свидетельство, что он развивается гармонично. Для кого-то это свидетельство, что в его жизни не расставлены приоритеты и в результате много задач везде. Если это ваш вариант, то я хочу спросить: про что это для вас? Что это у вас означает?

Ответ для каждого будет своим.

 

Вариант 5. Приоритет задач определяется их темой

Например, рабочие задачи более важны, чем личные/семейные. Если вы наблюдаете похожее, то я хочу вас спросить: про что это для вас? Что вы желаете с этим сделать?

 

Вариант 6. Нет задач в середине

Это говорит о том, что вы продолжаете оценивать задачи эмоциональным мозгом, деля на черное и белое. Либо важно, либо не важно. Либо срочно, либо не срочно. Середины, как видите, нет.

А как если бы на шкале были не только цифры 1 и 10, но и другие цифры, то как бы вы по-другому расставили задачи по матрице?

Практика показывает, что те задачи, которые находятся в середине, обычно относятся к балансу твоей жизни. А “крайние” задачи в любом виде вызывают стресс.

 

А теперь – сюрприз!

Я, как коуч, прекрасно понимаю, что у вас может быть все по-другому. Поэтому я не прошу вас верить мне на слово. Как раз наоборот, я прошу поисследовать себя и написать свои выводы! Мои рекомендации – это не более чем информация к размышлению из серии “а вот у некоторых людей так”.

Но как у вас – знаете только вы.

Те, кто сделал это упражнение и нашел что-то для себя новое и интересное, поделитесь в комментариях выводами.

А кто обнаружил много сюрпризов и понял, что работать тут надо много и, наверное, многое менять, записывайтесь ко мне на коуч-программу по тайм-менеджменту:

ЗАПИСАТЬСЯ

Людмила Прима
коуч личных достижений

Понравился пост?
Подпишись на рассылку и получай обновления каждую неделю.

ОСТАВЬТЕ КОММЕНТАРИЙ